Politica de confidențialitate

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Asociația Rotaract Club Oradea

• Sediu: Oradea, str. Ceyrat nr. 4, birou 1.1, etaj 1, județul Bihor
• CIF: 29984036
• Nr. de înregistrare în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor: 1/13.12.2019
• E-mail: oradea@rotaract.ro

Pentru orice întrebare privind modul în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR, ne puteți contacta la adresa de e-mail de mai sus.

2. Ce date putem colecta

În funcție de modul în care interacționați cu website-ul, putem prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• informațiile transmise prin formularele website-ului;
• CV și scrisoare de intenție, în cazul unei cereri de aderare la club;
• date privind donațiile și tranzacțiile;
• date tehnice privind dispozitivul și utilizarea website-ului;
• adresa IP și informații tehnice despre browser;
• preferințele privind modulele cookie;
• fotografii și materiale foto-video realizate în cadrul proiectelor și evenimentelor noastre, în condițiile descrise mai jos.

Nu solicităm prin intermediul website-ului transmiterea unor categorii speciale de date cu caracter personal, precum date privind sănătatea, convingerile religioase sau politice, originea rasială ori etnică, cu excepția situațiilor în care acest lucru este necesar și permis de lege.

3. Formularele de contact, parteneriat și propunere de cauze

Atunci când completați formularul de contact sau formularul destinat potențialilor parteneri, putem colecta numele, adresa de e-mail, numărul de telefon și informațiile introduse în mesaj.

Folosim aceste date exclusiv pentru a analiza solicitarea și pentru a vă răspunde.

Temeiul juridic al prelucrării este, după caz, interesul nostru legitim de a comunica cu persoanele interesate de activitatea Asociației, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR, sau efectuarea unor demersuri la solicitarea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

Corespondența este păstrată numai atât timp cât este necesară pentru soluționarea solicitării și, dacă aceasta conduce la o colaborare sau produce efecte juridice, pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale sau apărării unor eventuale drepturi.

În mod obișnuit, solicitările care nu conduc la o colaborare vor fi șterse sau anonimizate în maximum 24 de luni de la ultima comunicare, cu excepția situațiilor în care există un motiv legitim sau o obligație legală pentru păstrarea lor pentru o perioadă mai lungă.

Protecția împotriva mesajelor automate

Formularele website-ului pot utiliza Cloudflare Turnstile pentru protecția împotriva spamului și a accesului automatizat.

În acest scop, Cloudflare poate prelucra anumite informații tehnice necesare verificării, precum adresa IP și informații privind browserul sau dispozitivul utilizat.

Aceste verificări sunt utilizate pentru securitatea website-ului și prevenirea abuzurilor, având ca temei interesul legitim al Asociației de a-și proteja infrastructura și formularele online.

Propunerile de cauze

Atunci când ne trimiți o propunere prin formularul „Propune o cauză”, folosim informațiile oferite de tine pentru a înțelege și analiza situația semnalată și, dacă este nevoie, pentru a te contacta pentru detalii suplimentare.

Propunerile pot fi analizate de membrii Rotaract Oradea, exclusiv în scopul evaluării posibilităților prin care ne putem implica. Datele tale nu vor fi folosite în scopuri de marketing și nu vor fi transmise altor organizații fără acordul tău.

Te rugăm să eviți includerea în descriere a datelor sensibile sau a informațiilor personale care nu sunt necesare, în special atunci când propunerea se referă la alte persoane.

4. Cererile de aderare la Rotaract Club Oradea

Atunci când transmiteți o cerere de aderare la club, putem colecta datele introduse în formular, precum și documentele încărcate, inclusiv CV-ul și scrisoarea de intenție.

Datele sunt utilizate exclusiv pentru analizarea candidaturii și desfășurarea procesului de selecție și admitere în club.

Temeiul juridic al prelucrării îl reprezintă efectuarea demersurilor solicitate de persoana care dorește să adere la Asociație, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, precum și interesul legitim al Asociației de a organiza procesul de recrutare și admitere a membrilor, conform art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

Accesul la candidaturi este limitat la persoanele implicate în procesul de selecție și conducerea clubului, în măsura în care accesul este necesar.

În cazul în care candidatura nu este acceptată, datele și documentele aferente vor fi șterse, de regulă, în maximum 6 luni de la finalizarea procesului de selecție, cu excepția situațiilor în care persoana își exprimă acordul pentru păstrarea lor pentru o perioadă mai lungă sau există un alt temei juridic aplicabil.

În cazul persoanelor acceptate în club, datele necesare administrării calității de membru pot fi păstrate pe durata acestei calități și ulterior conform obligațiilor legale aplicabile Asociației.

5. Donații și plăți online

Website-ul poate permite efectuarea de donații prin intermediul Stripe.

Datele complete ale cardului bancar sunt introduse direct în infrastructura furnizorului de servicii de plată și nu sunt stocate de Asociația Rotaract Club Oradea.

În urma efectuării unei tranzacții putem primi și păstra informații precum:

• numele donatorului;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon, dacă este furnizat;
• informațiile de facturare;
• suma donată;
• data tranzacției;
• moneda;
• identificatorul tranzacției;
• statusul plății.

Aceste informații sunt utilizate pentru procesarea și evidența donațiilor, transmiterea confirmărilor, gestionarea eventualelor donații recurente și îndeplinirea obligațiilor financiar-contabile ale Asociației.

Temeiurile juridice sunt executarea operațiunii solicitate de donator, conform art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, și îndeplinirea obligațiilor legale financiar-contabile, conform art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

Documentele și informațiile care fac parte din evidențele financiar-contabile vor fi păstrate pentru perioadele impuse de legislația aplicabilă.

Pentru procesarea plăților, Stripe poate prelucra date în conformitate cu propriile obligații juridice și politici de protecție a datelor.

6. Fotografii și materiale foto-video

În cadrul proiectelor, activităților și evenimentelor organizate de Rotaract Club Oradea pot fi realizate fotografii și materiale video.

Acestea pot fi utilizate pentru documentarea și promovarea activităților Asociației, inclusiv pe website și pe canalele oficiale de comunicare ale clubului.

Atunci când o persoană reprezintă subiectul principal și este identificabilă în mod clar, vom avea în vedere temeiul juridic corespunzător situației și, atunci când este necesar, vom solicita acordul persoanei respective.

În cazul minorilor și al beneficiarilor vulnerabili, publicarea imaginilor identificabile se va realiza cu o atenție sporită și, atunci când este necesar, în baza acordului reprezentantului legal.

Dacă o fotografie sau un material video în care sunteți identificabil(ă) este publicat de noi și doriți eliminarea acestuia, ne puteți transmite o solicitare la oradea@rotaract.ro, indicând, dacă este posibil, materialul respectiv.

Vom analiza solicitarea și vom elimina materialul atunci când există obligația legală de a face acest lucru sau când, în urma evaluării situației, nu mai există un temei pentru continuarea publicării.

7. Analiza traficului și publicitatea online

Website-ul poate utiliza servicii precum Google Analytics, Google Ads, Meta și TikTok pentru măsurarea traficului, evaluarea performanței website-ului și măsurarea eficienței campaniilor de comunicare.

În măsura în care aceste tehnologii presupun stocarea sau accesarea unor informații pe dispozitivul utilizatorului în scopuri de analiză sau marketing, acestea sunt activate numai după exprimarea consimțământului prin intermediul platformei de gestionare a preferințelor privind modulele cookie.

Categoriile de analiză și marketing pot fi gestionate separat.

Puteți refuza modulele cookie opționale fără ca acest lucru să vă împiedice să utilizați funcționalitățile esențiale ale website-ului.

De asemenea, vă puteți retrage sau modifica în orice moment consimțământul prin accesarea opțiunii „Setări module cookie” disponibilă pe website.

Pentru tehnologiile bazate pe consimțământ, temeiul juridic al prelucrării este art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR.

În funcție de configurația tehnică utilizată, furnizorii de servicii de analiză și publicitate pot primi anumite semnale tehnice sau informații privind interacțiunea cu website-ul. Unele tehnologii moderne de măsurare pot transmite semnale limitate sau agregate și atunci când utilizatorul nu și-a exprimat consimțământul, în măsura permisă de configurația serviciului și legislația aplicabilă.

Dacă utilizatorul și-a exprimat consimțământul pentru marketing, anumite evenimente relevante, precum finalizarea unei donații, pot fi utilizate pentru măsurarea conversiilor. Atunci când este utilizată o adresă de e-mail pentru această măsurare, aceasta poate fi transmisă furnizorului într-o formă criptografică („hash”).

8. Transferuri internaționale de date

Unii dintre furnizorii tehnologici utilizați de website sunt companii internaționale și pot prelucra date inclusiv în afara Spațiului Economic European.

În aceste situații, transferurile sunt realizate pe baza mecanismelor prevăzute de GDPR, precum:

• decizii de adecvare adoptate de Comisia Europeană;
• EU-U.S. Data Privacy Framework, atunci când furnizorul respectiv este certificat și transferul este acoperit de acest mecanism;
• Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană;
• alte mecanisme legale aplicabile conform GDPR.

9. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul utilizează module cookie și tehnologii similare.

Unele dintre acestea sunt strict necesare pentru funcționarea website-ului și nu necesită consimțământ.

Acestea pot include, de exemplu:

• memorarea limbii selectate;
• memorarea preferințelor privind modulele cookie;
• elemente necesare securității și funcționării website-ului.

Preferința privind consimțământul este păstrată pentru o perioadă de 6 luni, după care vă putem solicita din nou exprimarea opțiunilor.

Modulele cookie și tehnologiile opționale pentru analiză și marketing sunt activate numai în conformitate cu preferințele exprimate de utilizator.

Lista actualizată a modulelor cookie, scopul acestora, furnizorul și durata de viață sunt disponibile în secțiunea „Setări module cookie” a website-ului.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii acestuia.

10. Servicii furnizate de terți

Pentru funcționarea website-ului putem utiliza furnizori externi pentru servicii precum:

• găzduirea și infrastructura website-ului;
• securitatea și protecția împotriva spamului;
• procesarea plăților;
• transmiterea mesajelor și e-mailurilor;
• analizarea traficului;
• publicitatea și măsurarea conversiilor;
• afișarea hărților și a altor elemente externe.

Acești furnizori pot primi acces la anumite date strict în măsura necesară furnizării serviciilor respective și în conformitate cu rolul juridic pe care îl au potrivit legislației privind protecția datelor.

În cazul conținutului furnizat de servicii externe, precum hărțile integrate, anumite informații tehnice, inclusiv adresa IP, pot fi transmise furnizorului în momentul încărcării respectivului conținut.

11. Cât timp păstrăm datele

Nu păstrăm datele cu caracter personal mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate.

Perioada concretă depinde de natura informațiilor și de scopul prelucrării.

Pentru stabilirea perioadelor de păstrare luăm în considerare:

• durata necesară soluționării unei solicitări;
• durata relației cu persoana respectivă;
• obligațiile legale ale Asociației;
• termenele de prescripție aplicabile;
• necesitatea apărării unor drepturi sau interese legitime;
• consimțământul persoanei, atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de lege.

12. Securitatea datelor

Luăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii.

Accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor lor în cadrul Asociației.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută a informațiilor.

13. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificarea datelor incorecte;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil;
• dreptul de a vă opune anumitor prelucrări;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile prevăzute de GDPR;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne puteți contacta la oradea@rotaract.ro.

Vom răspunde solicitării fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în termen de cel mult o lună de la primirea acesteia, conform GDPR. În situațiile complexe sau atunci când există un număr mare de solicitări, termenul poate fi prelungit în condițiile prevăzute de lege.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare atunci când este necesar să verificăm identitatea persoanei care formulează solicitarea.

14. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, România
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

De asemenea, aveți dreptul de a vă adresa instanțelor competente.

15. Modificarea Politicii de confidențialitate

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările legislative, schimbările privind serviciile utilizate sau modul în care funcționează website-ul.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

În cazul unor modificări semnificative privind modul în care prelucrăm datele cu caracter personal, vom lua măsuri rezonabile pentru informarea persoanelor vizate.

16. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau exercitarea drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal:

Asociația Rotaract Club Oradea

• Str. Ceyrat nr. 4, birou 1.1, etaj 1, Oradea, județul Bihor
• CIF: 29984036
• E-mail: oradea@rotaract.ro